ここ数年、海外とのテレカンが行う回数が劇的に増えてきたと思います。McKinsey Instituteによると2008年から2012年の間にSkypeを通じて行われた時間が6倍になったとのこと。またWainhouse Researchによると2017年までテレカン・ビデオ会議が毎年50%の割合で増えていくらしい。

弊社ではこうした英語による会議において、しっかりと発言・貢献できるようなスキルを開発する企業研修を行っておりますが、参加者のほとんどが、ビデオ会議が出来る環境があるのにもかかわらず、あえてテレカンで行っていることに、いつも驚かされます。

私は毎日、世界中にいる誰かとSkypeによる打ち合わせをしていますが、その打ち合わせは必ず相手にビデオで登場してもらっています。テレカンは一切やっていません。ビデオでの登場を嫌がったり、ネット環境が悪くビデオで登場できない人達とは一緒に仕事をしません。何故か。音声のみでやると、飛車角落ちでミーティングに臨んでいる気持ちになる。

ある調査によると我々が５感を通じて情報を取り入れるとき、75%を視覚から、13%を聴覚から、残り12%を触覚、味覚、嗅覚で取り入れているといいます。

テレカンで会議を行うということは、聴覚のみでやりとりするので、75%（聴覚）の情報伝達手段を放棄して臨んでいるのと同じ。すぐに置いて行かれてたり、ミスコミュニケーションが発生する可能性が高い。すると会議中の議事録に後で頼らざるを得ず、その場で解決できた問題を後でe-mailなどでやりとりする。これほど生産性の悪いものはない。

ビデオ会議にすれば、相手が理解できているかどうか、表情を見ていれば大体わかる。私は、相手の表情が動いていなければ

”Ummm. You looked confused… I probably didn’t explain it well, did I?”

とすぐにengageします。すると相手はどう捉えているのか教えてくれるのでミスコミュニケーションがすぐに解消される。逆もしかり。こちらが首を少しでも傾ければ、コミュニケーション力が高い人と話していれば、相手は必ず止めてくれ、もっとわかりやすく説明してくれる。

13%しか情報を取れない環境で会議に臨むのか、88% (75% + 13%)の環境で臨むのか、これだけでも約７倍コミュニケーションの取りやすさが変わってくる。

例え５名でテレカンをやっているとして３名しかビデオで出れる環境にない場合でも、自分を含め絶対にビデオで出た方が良い。私はたった一人だとしても出た方が良いと思います。すると自分しか写っていないので、全員あなたを見ますので、相手は完全にあなたのペースに合わせ、会議が進めてくれます。

Is it possible that we do video conferencing instead? I’m really having problem following the group using only audio.

とか

I’ve heard that research say that of all the ways we take in information, 75% comes through our sense of sight or our eyes, 13% through our sense of hearing or our ears, and just 12% from all other senses combined (touch, smell, taste). Can we try video conferencing instead of only audio?

みたいなことを言って頼めば大抵はOKしてくれると思います。

テレカンは飛車角落ちで将棋をするようなもの。即刻やめて、ビデオ会議に切り替えたることをお勧めします。

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