「大塚さん、パワーポイントに文字をほとんど使っていません。どのようにして原稿を覚えているのですか。」

全くノートを見ないで、しかもパワーポイントで表示されているプロジェクターの映像さえほとんど見ず、スラスラとプレゼンを行う人がいます。「きっと特殊な能力を持っているに違いない」と以前より、私も思っていました。ある裏技を教わるまでは。。。

あまり知られていないのですが、「発表者ツール」という機能がパワーポイントについていまして、多くの人がこれをノート代わりに利用しています。発表者ツールとは何か。

右上の写真を見ていただくと分かるとおり、聴衆が見ている画面と自分のノートパソコンに表示されている画面が全く違います。

 右の画像がそれをより鮮明にしたもので。そのスライドで話すべきことをノートパソコン上で大きく箇条書きに出来、前後のスライドが何かまで分かるようになっています。これを使わない手はない。

以前「Powerpointの使い方」という記事で書きましたが、近年の脳研究で「脳はマルチタスクが出来ない」ことが分かりました。聴衆はあなたのスライドを読んでいる間はあなたの話を聴いていないのです。

よく以下（左）のような箇条書きのスライドを投影し、それをノート代わりに発表している人を見かけます。だったら右側のスライドを出し、発表者ツールを使ってポイントを箇条書きでかいておけば安心してプレゼンに臨めるのです。あなたの伝えたいメッセージもより強く伝わります。

 　
ただし発表者ツールがあるからといって、ただスライドを作って満足するのではなく、結局は

• あなたが伝えようとしているメッセージは何で、それを聴衆が受け取るメリットは何かをしっかり伝える
• 相手が受け取りやすいように（パワーポイントのスライド構成を含め）スピーチを構築すること
• リハーサルは何度もやり、録音して聞きなおし、納得がいくまで繰り返すこと

というプレゼン・スピーチの原理原則がこういったツールよりも遥かに重要になることはいうまでもありません。ただ、この発表者ツールを使いこなすことが出来るようになれば、準備（リハーサルを含む）が本当に楽になります。パワーポイントは発表者ツール画面がカスタマイズできないのが残念ですが、マックのKey Noteというソフトは出来るようです。最近、フォントの美しさもあり、マックに切り替えるタイミングを計っています（笑）。

尚、発表者ツールの設定方法につきましては以下のリンクをご覧ください。
http://www.ntt.com/bizit/contents/work/tips_ppt/22.html

ちなみに先週末に私が行ったセミナー「グローバル人材に必要なコミュニケーション力」で使用しましたスライドを紹介させていただきます。ほとんど文字を使っていません。文字は発表者ツールにびっしりと書いてあるわけですから。。。